楽２ライブラリ移行事例
豊里システムソリューションは、ファイリングソリューションをトータルサポートします。
楽２ライブラリ移行事例（ 契約書ファイリング）ご紹介
■ 楽２ライブラリの種類：楽２ライブラリ クライアントサーバ版
■ 楽２ライブラリ導入時期：2011年4月
■ 顧客の業種：衛生器具の製造・販売・レンタル
■ 顧客の要件：検索時間の短縮と電子化コストの削減
■ 移行の方法：楽２ライブラリのデータを移行し、契約書ファイリングシステムを導入
楽２ライブラリが動作するブラウザがIEのみで、IEのサポート終了がアナウンスされており、 放置しておくとセキュリティ上のリスクが増すことから、早急に移行を行う必要があった。
全国の営業拠点から契約書原本を本社）総務部門に集約
外部の委託業者に楽2ライブラリへの登録を委託
楽2ライブラリへの登録後、原本を外部倉庫で保管
変更があった場合など必要に応じて契約書原本を外部倉庫から取り寄せ
楽２ライブラリ登録を外部委託
外部倉庫に保管
袋綴じの契約書を電子化して、楽２ライブラリへの登録作業を外部業者に委託しているが、電子化コストを抑えるため内製化したい。
楽２ライブラリでは契約書番号で検索すると非常に時間がかかるが、検索時間を大幅に短縮したい。
電子化作業は障害者雇用を予定しており、操作が簡単であること。
バックオフィスシステムで管理している契約管理システムと連携できること。
契約書の検索時間を大幅に短縮できること。
楽２ライブラリの書庫/キャビネット/バインダのフォルダ階層を維持して移行できるため、利用者の抵抗感が無い。
Microsoft SQL Server Express Edition(無償版）に検索用データベースを構築するため、検索スピードを飛躍的に向上できる。
契約管理システムの顧客マスターと連携して、顧客マスター項目で契約書の検索が可能となるため用途の幅が広がる。
楽２ライブラリのバインダ内インデックス情報の単位で契約書がまとめられており、インデックス情報の単位で
１PDF文書として移行する。インデックス情報には、契約書番号が設定されておりpdf文書のファイル名は契約書番号.pdfとして移行する。
契約書の移行先フォルダは、移行時にバックオフィスの契約書マスターを参照し契約開始月ごとのフォルダへ格納する。
楽２キャビネット
楽２目次情報
楽２インデックス
楽２ライブラリのインデックス情報の契約書番号と、バックオフィスの契約管理システムの 契約書マスターと照合し、契約開始日を元に年・月フォルダに自動振り分けして移行
新規登録では、スキャン時にファイル名を契約書番号で保存し、契約書番号で契約書マスターと照合し、 月フォルダに自動振り分けして登録
楽２ライブラリから移行した契約書と新規に登録した契約書を統合して管理
バックオフィスの契約管理項目で契約書が検索可能となった
楽２ライブラリの操作イメージで、ツリー検索による契約書の検索
検索画面で格納先をドロップダウンから選択して指定
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キーワードを指定して契約書の検索
検索画面で契約書番号を指定して検索
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ScanSnap SV600で契約書をスキャンし、登録画面でスキャン画像を見ながらキーワードを入力
契約書マスター項目は入力不要なため、契約書番号のみ入力するだけで登録できる
検索画面で格納先をドロップダウンから選択して指定
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契約書検索時間が十数秒から数秒に大幅に短縮できた。
操作が容易なため、登録作業が内製化でき登録の委託費を0円に削減できた。
全国の営業所から高い評価を得ることができ業務効率の改善に寄与できた。
