スキャナと連携した
簡単文書ファイリングソフト
らくらくドキュメントサーチご紹介

スキャナ等からスキャンした文書や、EXCEL・WORD・CADデータ・jpegなどの電子データを
検索に必要なキーワードを付けて登録し管理できます。

検索項目は利用者が任意に設定できるため、業務に即したファイリングシステムの構築が可能です。

スキャナからスキャンしたドキュメント

スキャン文書登録・検索
スキャン文書登録・検索

紙文書をスキャンしてキーワードを付けて文書を登録

登録済文書を閲覧

EXCEL/WORD/CADデータなどの電子データ

電子データの登録と検索の流れ
電子データの登録と検索の流れ

特長

  • スキャナはメーカを問いませんが、ScanSnapやfiスキャナであればスキャンボタンを押すだけで登録可能です。

  • 電子データは、WORD,EXCEL,PowerPointはもちろん、CADデータなどの電子データも登録可能です。

  • 文書の種類ごとに、検索に必要な任意なキーワードを付与して文書を登録することができます。

  • 文書登録時に付けたキーワードで文書を検索し、検索キーワードに一致した一覧から文書を閲覧できます。

  • 検索用データベースは、Microsoft SQL Serverまたはcsv形式ファイルのいづれかを選択することができます。

キーワード設定画面
キーワード設定画面

文書の種類ごとに検索キーワード項目属性を指定します

文書の種類を指定するとキーワード項目が表されます

機能概要

  • 電子データの登録時、文書を開いて確認することができます。

  • 紙文書の登録は、スキャンした画像を見ながら検索に必要な項目を入力できます。

  • 登録した文書のファイル名は、システムが自動で設定する方法と、既存のファイル名を変更しない方法があります。

  • 検索は、登録先のフォルダ名を指定したツリー検索と、任意のキーワードで検索するキーワード検索があります。

  • 検索項目は、文書の種類ごとに最大8項目まで設定することができます。

  • 設定項目は、項目名称、表示/非表示設定、最大文字数、データの型(文字型、数値型、リストボックス型、日付型)を指定できます。

  • 検索結果の一覧表の項目見出しをクリックすると、昇順または降順で並び替えることができます。

  • 日付項目は、検索範囲を日付の範囲で検索することができます。

  • 登録済文書の、削除・移動・キーワード変更が行えます。

検索から閲覧までの流れ
検索から閲覧までの流れ

文書の種類を選択し検索キーワードを入力

検索結果の一覧が表示される

文書をAdobe Acrobat Readerで閲覧

導入後の効果

  • 必要な文書を検索して即座に取り出すことができるため、文書を探す手間がなくなり、 問い合わせにも迅速に対応することができます。

  • 単に電子化するだけでは業務キーワードで検索できないため、電子保存に抵抗があったが 文書の種類や業務キーワードで検索できるため、電子化保存の推進を図ることができます。

  • 紙文書の電子化保存により、紙文書保管スペースの省スペース化を図ることができます。

  • 災害等の不測の事態が発生した場合でも、電子化保存により事業継続性の確保(BCP)に役立ちます。

試供版ダウンロード

下記のサイトから、らくらくドキュメントサーチの詳細資料や試供版がダウンロードできます。
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