ドキュメント管理の事なら豊里システムソリューション

特長

• スキャナはメーカを問いませんが、ScanSnapやfiスキャナであればスキャンボタンを押すだけで登録可能です。

• 電子データは、WORD,EXCEL,PowerPointはもちろん、CADデータなどの電子データも登録可能です。

• 文書の種類ごとに、検索に必要な任意なキーワードを付与して文書を登録することができます。

• 文書登録時に付けたキーワードで文書を検索し、検索キーワードに一致した一覧から文書を閲覧できます。

• 検索用データベースは、Microsoft SQL Serverまたはcsv形式ファイルのいづれかを選択することができます。

機能概要

• 電子データの登録時、文書を開いて確認することができます。

• 紙文書の登録は、スキャンした画像を見ながら検索に必要な項目を入力できます。

• 登録した文書のファイル名は、システムが自動で設定する方法と、既存のファイル名を変更しない方法があります。

• 検索は、登録先のフォルダ名を指定したツリー検索と、任意のキーワードで検索するキーワード検索があります。

• 検索項目は、文書の種類ごとに最大８項目まで設定することができます。

• 設定項目は、項目名称、表示/非表示設定、最大文字数、データの型（文字型、数値型、リストボックス型、日付型）を指定できます。

• 検索結果の一覧表の項目見出しをクリックすると、昇順または降順で並び替えることができます。

• 日付項目は、検索範囲を日付の範囲で検索することができます。

• 登録済文書の、削除・移動・キーワード変更が行えます。

導入後の効果

• 必要な文書を検索して即座に取り出すことができるため、文書を探す手間がなくなり、 問い合わせにも迅速に対応することができます。

• 単に電子化するだけでは業務キーワードで検索できないため、電子保存に抵抗があったが 文書の種類や業務キーワードで検索できるため、電子化保存の推進を図ることができます。

• 紙文書の電子化保存により、紙文書保管スペースの省スペース化を図ることができます。

• 災害等の不測の事態が発生した場合でも、電子化保存により事業継続性の確保（BCP)に役立ちます。