改正電子帳簿保存法に対応した
らくらく電子取引ご紹介

電子メールや Webなどからダウンロードした電子取引文書を
検索に必要なキーワードを付けて登録し管理できます。

税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、指定された条件の電子取引データを提出できます。

電子取引文書の電子ファイリング

スキャン文書登録・検索
スキャン文書登録・検索

改正電子帳簿保存法の「電子取引保存要件」とは

  • 取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。

  • 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

  • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

  • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムであること。

  • ファイル名に、規則性をもって保存すること。(例:取引年月日_取引先名_金額など)

  • 税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、指定された条件の電子取引データを提出できること。

  • 電磁的記録の記録事項を直接に訂正又は削除を行った場合には、訂正・削除前の電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除の内容について
    記録・保存し、事後に検索・閲覧・出力ができるシステムであること。
    注)「不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程」を制定して遵守する必要があります。

らくらく電子取引が対象とする文書

  • Web上で取引された文書、電子メールで取引された文書、EDIで送受信した取引データ、Faxで送受信した取引データ、契約書・注文書・見積書・納品書・請求書・領収書などの営業証憑関連書類全般

特長

入力作業の軽減

  • 得意先名や支払先名などの入力:入力時に入力した文字と一致した得意先名や支払先名を一覧表示し、リストから選択できます。

キーワード設定画面

文書ファイル名の自動付与

  • 検索キーワードを設定後、登録ファイル名の命名規則を定義しておく事で自動的ファイル名が付けられます。

キーワード設定画面
キーワード設定画面

文書の種類ごとに検索キーワード項目属性を指定します

文書の種類ごとにファイル名の命名規則を設定できます

真実性の確保

  • 保存後に記録事項を修正,格納先の変更などの操作を行なった場合、操作の詳細な記録が残ります。

  • 保存後に記録事項を削除した場合、削除日時、削除データの詳細な履歴を確認することができます。

キーワード設定画面
キーワード設定画面

データの修正を行なった場合の履歴詳細

文書の削除を行なった場合の履歴詳細

可視性の確保

  • 文書の格納場所(フォルダ)は、会計年度と文書の種類ごとに登録時に自動で決められます。

  • 文書のファイル名は、ファイル名の命名規則に従って自動で付与されます。

  • 検索条件は、下記の項目で検索できます。
    文書の格納先、文書の種類、文書の登録日、取引年月日、得意先名、金額、その他任意な5項目

  • 金額、日付については、範囲を指定して検索できます。

  • 検索結果を、検索データと文書をセットにしてダウンロードできます。

機能概要

登録

  • 電子取引文書を、検索キーワードを付与してシステムに登録します。

  • 文書の格納先は、文書の種類ごとに格納先を予め設定しておくことで自動で所定の格納先に保存されます。

  • 取引先名や支払先名などは、予めcsv形式のマスターを用意しておくことで入力文字列と一致した相手先名をリストから選択できます。

検索

  • 格納先を指定して検索するツリー検索や、文書の登録日の範囲を指定して検索、キーワードを指定して検索などができます。

  • キーワード検索の内、取引日や金額などは範囲を指定して検索することができます。

  • 検索の結果をダウンロードして外部媒体に保存し、税務職員へ提出することができます。

操作履歴管理

  • 操作の機関、操作の種別(登録、修正、削除など)を指定して操作履歴を検索できます。

  • データを修正または削除した場合、修正箇所や削除したデータの変更前と変更後の詳細を表示できます。

システム管理機能

  • 削除データの復活、一括登録、利用者情報管理、検索項目の設定、年度切替え、年度更新、

  • チェックリスト、ファイル名の命名規則、取引先・支払先マスターメンテ、動作環境設定、

  • データベースのエクスポート、インポート、まるごとバックアップ、システムの復元

運用イメージ

電子メール等で授受した電子取引文書の登録

  • 納品書,請求書,領収書など取引情報の授受した電子データを、簡単な操作で保存することができます。

  • 保存時の文書格納先は、会計年度、文書の種類(受領文書、送付文書など)に応じて規則性を確保して保存されます。

電子取引文書の登録イメージ

電子メール等で送信した電子取引文書を登録画面にドラッグ

登録対象文書の画像表示

  • 文書の種類(受信,送信など)を指定してキーワードを入力

キーワード入力イメージ
  • 文書ファイル名は、ファイル名の命名規則に従って自動で付与されます。

  • 文書の格納先は、会計年度ごとの文書の種類に応じた格納先へ自動で格納されます。

  • 取引先マスターの参照やドロップダウンリストからの選択など、キーワード入力の手間を省く工夫がされています。

キーワードを指定して電子取引文書の検索

  • 文書の検索は、文書の種類,取引年月日,取引先名,金額など登録時に指定したキーワードを指定して検索できます。

  • キーワードは、複数指定して検索できます。

キーワード検索イメージ
  • 一覧から、閲覧したい文書を選択してファイルに関連づけられたアプリケーションで閲覧します。

  • 文書を指定して、データの修正、削除、文書の種類の変更、格納先の変更ができます。

検索結果をダウンロードして税務職員へ提出

  • 検索結果の一覧に表示されているデータと文書を、任意のフォルダにダウンロードすることができます。

  • 税務職員からダウンロードを求められた場合、指定された条件の電子取引データと電子取引文書を任意なフォルダにダウンロードして提出することができます。

導入効果

  • 2024年1月電子帳簿保存の完全義務化への対応が可能となります。

  • 電子取引データを容易に検索でき、取引文書を探す手間がなくなります

  • 登録日時と文書の更新日時が記録されており、文書の真正性を確保できます。

  • 文書ファイル名が規則性を持って保存されるため、どの取引かがある程度想起できます。

  • 操作が簡単なため、導入したその日から運用が可能となります。

動作環境

  • 対応OS:らくらく電子取引が動作するPCは、Windows 10/11

  • 対応OS:SQL Serverが動作するPCは、Windows 10/11またはWindows Server 2016/2019

  • データベースは、Microsoft SQL Server 2019 Express Edition(無償版)を使用します。

  • 文書の閲覧用には、Microsoft Excel/Word/PowerPoint、Adobe Acrobat Reader DC

パンフレット

下記のサイトから、らくらく電子取引のパンフレットがダウンロードできます。

体験版ダウンロード

下記のサイトから、らくらく電子取引の詳細資料や体験版がダウンロードできます。
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