保険代理店様向けファイリングご紹介

契約書類を紙で保管する必要が無くなり、 保管スペースの削減、コピー代の節約ができます。 エビデンスとして、また、災害時や紛失・流失などのリスクを回避できます。

契約関連書類の登録

メイン登録画像

書類をスキャン

キーワードを付けて資料を登録

楽2バインダに登録

書類の検索と閲覧

メイン登録画像

キーワードを指定して書類を検索

契約関連書類の閲覧

保険代理店様が抱える現状の課題

  • 保険会社の顧客管理システムは、紙と連動していないため詳細が検索できない。

  • 紙書類が増えて保管場所がオフィススペースを圧迫してきている。

  • 問い合わせ時など、必要な時にすぐに書類が取り出せない。

  • 満了日や契約時に伺ったメモなどで、顧客管理を充実させたい。

保険代理店様が抱える現状の課題

  • 証券番号、契約者氏名、車検証番号や各種異動書類など、さまざまなキーワードで検索ができるため、すぐに書類が取り出せます。

  • 楽2ライブラリに登録後は書類を破棄できるため、書類の保管場所が不要となります。

  • 契約者の名前の一部だけでも検索できるため、問い合わせ時などでもすぐに対応できます。

  • 保険会社の顧客管理システムに登録されていない情報も登録できるため、見込み顧客などの管理を充実できます。

機能概要

登録処理の簡素化の工夫

登録する書類をスキャナーにセットしスキャンします。

同一の契約者であっても、申込書、車検証、車両入替、年齢条件変更など書類ごとにスキャンします。

スキャンした書類は、画像として画面に表示されます。

書類の登録先の、書庫名/キャビネット名/バインダタイトルを指定します。

登録区分(一般契約、フリート、Myバインダ)を選択し、登録区分ごとの検索キーワードを入力します。

設定画像

登録先のバインダとキーワードを指定します

指定したバインダに登録されます。

キーワード入力を軽減する工夫

担当者名は、ドロップダウンから選択します。

証券番号は、新規に一度入力すると契約者マスターに自動登録されてドロップダウンから選択できるようになります。

証券番号の入力桁数に応じて、一致する契約者をリストに表示します。

設定画像

証券番号を入力すると、入力された桁数に応じて契約者マスターの証券番号と前方一致する契約者の情報がドロップダウンリストに表示されます。

証券番号が不明な場合、契約者氏名の一部を入力すると一致する契約者の情報がドロップダウンリストに表示されます。

表示されているドロップダウンリストを選択すると、証券番号と契約者氏名が入力されます。

新規の契約者の場合は、証券番号と契約者氏名を入力します。これにより、自動で契約者マスターに登録されます。

始期日、満了日、異動日などの日付項目は、カレンダから入力する方法と、和暦/西暦で入力する方法があります。

設定画像

日付項目は、カレンダから選択する方法と、和暦で入力しEnterキー押下で西暦に変換する方法があります。

西暦で直接入力も可能です。

登録先を指定したツリー検索

登録時に指定した書庫名/キャビネット名/バインダタイトルを指定して検索します。

書庫名/キャビネット名/バインダタイトルはドロップダウンリストから選択します。

設定画像

任意な項目でキーワード検索

登録時に指定した任意のキーワードで書類を検索します。

設定画像

担当者:ドロップダウンリストから選択

証券番号:ドロップダウンリストから選択(入力方法は登録時と同じ)

契約者氏名:ドロップダウンリストから選択(入力方法は登録時と同じ)

始期日/満了日/異動日:範囲で指定可能

計上コード/登録番号:計上コードや車検証番号などお客様が任意に指定可能

異動理由:ドロップダウンリストから選択(ユーザで任意に設定可能)

複数のキーワードを指定した場合は、AND条件で検索します。

検索結果に対してさらに条件を加えて検索する絞り込み検索が可能です。

設定画像

証券番号のみで検索した結果の例

異動理由を検索条件に追加した例

検索結果の書類の表示

表示したい書類を検索結果の一覧から選択します。

一覧から選択する、楽2ライブラリビューアが起動され、書類を閲覧することができます。

設定画像

一覧表から表示したい書類のデータ行を選択

該当する書類が楽2ビューアで表示される

異動理由(車輛入替、年齢条件変更、契約者変更、住所・連絡先変更など)

文書の種類(申込書、車検証、口座引落依頼書、事故書類など)

ステータス(ファーストコンタクト、特定記録郵便発送、対応記録など)

お客様が任意に設定できるため、保険会社が提供されていない独自の契約者情報の管理を行うことができます。

特長

  • 登録は、スキャンした画像を見ながら検索に必要な項目を入力できます。

  • 登録先のバインダは、EXCELなどでバインダ作成用ファイルを元に自動で作成することができます。

  • 楽2バインダに登録時、自動でインデックス情報や目次情報を設定することができます。

  • 検索は、登録先の書庫名/キャビネット名バインダタイトル名を指定したツリー検索と、

  • 任意のキーワードで検索するキーワード検索があります。

  • 検索結果の一覧表の項目見出しをクリックすると、昇順または降順で並び替えることができます。

  • 登録済文書の、削除・移動・キーワード変更が行えます。

登録対象文書

  • 申込書、意向確認書、口座振替依頼書、デイリー清算、車検証、口振・集金管理替、満期一覧

  • 車輛入替、年齢条件変更、特約追加・削除、契約者変更、住所・連絡先変更、事故書類、注意喚起

  • 業務遂行状況報告書、対応記録自賠責、個人管理資料、その他資料

お問い合わせ
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