保険代理店様向けファイリング
豊里システムソリューションは、ファイリングソリューションをトータルサポートします。
保険代理店様向けファイリングご紹介
契約書類を紙で保管する必要が無くなり、 保管スペースの削減、コピー代の節約ができます。 エビデンスとして、また、災害時や紛失・流失などのリスクを回避できます。
書類をスキャン
キーワードを付けて資料を登録
検索用データベースに登録
キーワードを指定して書類を検索
契約関連書類の閲覧
保険会社の顧客管理システムは、紙と連動していないため詳細が検索できない。
紙書類が増えて保管場所がオフィススペースを圧迫してきている。
問い合わせ時など、必要な時にすぐに書類が取り出せない。
満了日や契約時に伺ったメモなどで、顧客管理を充実させたい。
証券番号、契約者氏名、車検証番号や各種異動書類など、さまざまなキーワードで検索ができるため、すぐに書類が取り出せます。
データベースに登録後は書類を破棄できるため、書類の保管場所が不要となります。
契約者の名前の一部だけでも検索できるため、問い合わせ時などでもすぐに対応できます。
保険会社の顧客管理システムに登録されていない情報も登録できるため、見込み顧客などの管理を充実できます。
登録する書類をスキャナーにセットしスキャンします。
同一の契約者であっても、申込書、車検証、車両入替、年齢条件変更など書類ごとにスキャンします。
スキャンした書類は、画像として画面に表示されます。
登録区分（一般契約、フリート、Myバインダ）を選択し、登録区分ごとの検索キーワードを入力します。
書類の登録先は、始期日から自動で選択されます。
検索用キーワードを指定します
始期日から自動選択された格納先フォルダに登録されます。
担当者名は、ドロップダウンから選択します。
証券番号は、新規に一度入力すると契約者マスターに自動登録されてドロップダウンから選択できるようになります。
証券番号の入力桁数に応じて、一致する契約者をリストに表示します。
証券番号を入力すると、入力された桁数に応じて契約者マスターの証券番号と前方一致する契約者の情報がドロップダウンリストに表示されます。
証券番号が不明な場合、契約者氏名の一部を入力すると一致する契約者の情報がドロップダウンリストに表示されます。
表示されているドロップダウンリストを選択すると、証券番号と契約者氏名が入力されます。
新規の契約者の場合は、証券番号と契約者氏名を入力します。これにより、自動で契約者マスターに登録されます。
始期日、満了日、異動日などの日付項目は、カレンダから入力する方法と、和暦/西暦で入力する方法があります。
日付項目は、カレンダから選択する方法と、和暦で入力しEnterキー押下で西暦に変換する方法があります。
西暦で直接入力も可能です。
登録時に指定した始期日から、登録先を自動選択して表示します。
書庫名/キャビネット名/フォルダはドロップダウンリストから選択して変更できます。
登録時に指定した任意のキーワードで書類を検索します。
担当者：ドロップダウンリストから選択
証券番号：ドロップダウンリストから選択（入力方法は登録時と同じ）
契約者氏名：ドロップダウンリストから選択（入力方法は登録時と同じ）
始期日/満了日/異動日：範囲で指定可能
計上コード/登録番号：計上コードや車検証番号などお客様が任意に指定可能
異動理由：ドロップダウンリストから選択（ユーザで任意に設定可能）
複数のキーワードを指定した場合は、AND条件で検索します。
検索結果に対してさらに条件を加えて検索する絞り込み検索が可能です。
証券番号のみで検索した結果の例
異動理由を検索条件に追加した例
表示したい書類を検索結果の一覧から選択します。
一覧から閲覧したい書類を選択すると、Adobe Acrobat Readerが起動されて書類が表示されます。
一覧表から表示したい書類のデータ行を選択
該当する書類が表示される
異動理由（車輛入替、年齢条件変更、契約者変更、住所・連絡先変更など）
文書の種類（申込書、車検証、口座引落依頼書、事故書類など）
ステータス（ファーストコンタクト、特定記録郵便発送、対応記録など）
お客様が任意に設定できるため、保険会社が提供されていない独自の契約者情報の管理を行うことができます。
登録は、スキャンした画像を見ながら検索に必要な項目を入力できます。
登録先のフォルダは、始期日から年度フォルダと月のフォルダが自動選択されて可能されます。
検索は、登録先の書庫名/年度キャビネット名/月のフォルダ名を指定した「ツリー検索」と、 任意のキーワードで検索する「キーワード検索」があります。
検索結果の一覧表の項目見出しをクリックすると、昇順または降順で並び替えることができます。
登録済文書の、削除・移動・キーワード変更が行えます。
申込書、意向確認書、口座振替依頼書、デイリー清算、車検証、口振・集金管理替、満期一覧
車輛入替、年齢条件変更、特約追加・削除、契約者変更、住所・連絡先変更、事故書類、注意喚起
業務遂行状況報告書、対応記録自賠責、個人管理資料、その他資料
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