契約書ファイリングシステム
豊里システムソリューションは、ファイリングソリューションをトータルサポートします。
ScanSnap SV600を活用した契約書ファイリングシステムご紹介
袋とじされた契約書類をそのままスキャンすることができます。 EXCELなどで契約書管理情報があれば、登録時に検索キーワード入力を省くことができます。 契約更新の管理や、災害時や原本の紛失・流失・破損などのリスクを回避できます。
書類をスキャン
キーワードを付けて資料を登録
検索用データベースに登録
EXCELで、契約書番号,契約先名,契約書の種類,契約開始日などの契約情報を用意しておきます。
契約書をスキャンして、ファイル名に契約書番号を指定して保存します。
[参照]ボタンでスキャンしたファイルを指定すると、スキャンした画像と契約書番号をもとに契約情報が表示されます。
[登録]ボタンで、契約開始日を元に該当する年度と月の格納先フォルダに保存されます。
検索キーワードを入力する必要が無く、登録作業が極めて簡単なため誰でも操作することができます。
キーワードを指定して契約書を検索
契約書類の閲覧
検索は、格納先フォルダを指定するツリー検索と、キーワードを指定する方法、その両方を指定する方法があります。
ツリー検索では、書庫/年度キャビネット/月フォルダのいずれかを指定できます。
キーワードは、予めEXCELで用意された契約情報の項目で検索することができます。
契約先名などで検索した場合、関連する契約書の種類を連続して閲覧することができます。
契約開始日や終了日など、日付項目は日付の範囲を指定して検索することができます。
複数の検索キーワードを指定して、絞り込み検索が可能です。
電話での対応時に、原本が手元に無いため迅速に対応できない。
保管場所まで取りに行く煩わしさがある。
必ずしも所定の場所に戻されるとは限らず、必要な時にすぐに取り出せない場合がある。
契約に関連した文書や別紙などの所在管理が行なわれていない。
汚れ、破損、紛失のリスクがある。
契約満了日を事前に把握して契約期限の更新漏れを防止したい。
袋とじされた契約書をそのままスキャンして電子化するため、原本を手元で保管する必要がなくなります。
さまざまなキーワードで検索できるため、契約管理システムとしても活用できます。
契約先名や請求先名などで検索できるため、問合せなどに即座に対応できるようになります。
既に契約管理システム等が導入されている場合には、電子化された契約書と連携させることができます。
原稿をセットしてScanボタンを押すだけ
ファイル名に契約書番号を付けて保存
契約書をセットし、スキャンボタンを押下してスキャンします。
SV600スキャナの設定により、ページをめくったタイミングで自動で継続してスキャンできます。
スキャンが終了したら、ファイル名に契約書番号を入力して保存します。
契約書情報からキーワードを表示
契約開始日をもとに、年度キャビネットの月フォルダに自動で格納される
[参照]ボタンで、スキャンした画像が表示されます。
契約書マスターと照合し、契約書番号と一致するするキーワードが登録画面に表示されます。
[登録]ボタンを押下するだけで契約書ファイリングシステムに登録できます。
契約書は、契約開始日をもとに年度ごとのキャビネットの月フォルダに自動で格納されます。
登録対象の契約書を一覧表示
格納先フォルダを自動で振り分け
複数の契約書を連続してスキャンし、契約書ごとに契約書番号をファイル名として保存します。
[参照]ボタンでスキャンした契約書が格納されているフォルダを指定します。
契約書マスターから契約書番号と一致した登録対象を一覧に表示します。
[登録]ボタンで契約開始日をもとに年度ごとのキャビネットの月フォルダに自動で振り分けて格納されます。
契約書の格納フォルダを、ドロップダウンリストから選択して検索します。
書庫名/キャビネット名の下層のフォルダを省略できます。
検索結果は、検索画面の一覧に表示されます。
契約書の登録日を指定して検索します。
開始と終了を指定することで登録日を範囲を指定して検索できます。
登録時に指定した任意のキーワードで書類を検索します。
契約書番号：完全一致で検索
契約先コード：完全一致で検索
契約先名：部分一致で検索
契約書種類：ドロップダウンリストから選択（ユーザで任意に設定可能）
最終顧客名：部分一致で検索
開始日/終了日：日付の範囲で指定可能
自動継続有無：ドロップダウンリストから選択（有または無）
変更理由：ドロップダウンリストから選択（ユーザで任意に設定可能）
複数のキーワードを指定した場合は、AND条件で検索します。
検索結果に対してさらに条件を加えて検索する絞り込み検索が可能です。
表示したい契約書を検索結果の一覧から選択します。
選択後、[開く]ボタンか、一覧をダブルクリックすると、Adobe Acrobat Readerが起動されて契約書が表示されます。
一覧表から表示したい契約書のデータ行を選択
該当する契約書が表示される
契約書の種類（取引基本契約書、売買契約書、業務委託契約書など）は、利用者が自由に設定できます。
変更の理由（更新、解約、期間延長など）は、利用者が自由に設定できます。
検索結果の一覧に複数の契約書が存在する場合、関連する契約書を連続して表示できます。
検索画面から、契約書格納先フォルダの移動や削除が行えます。
個別登録、一括登録、検索、利用者管理、整合性チェック、バックアップと復元、動作環境設定、システムへのログイン
利用者によるパスワード変更、操作履歴表示、削除データ復活、データベースのエクスポート、データベースのインポート
登録は、スキャンした画像を見ながら[登録]ボタンをクリックするだけで容易に登録できます。
契約書情報を用意できない場合は、スキャンした画像を見ながら検索キーワードを入力します。
登録先のフォルダは、開始日から年度フォルダと月のフォルダが自動選択されて格納されます。
検索は、登録先の書庫名/年度キャビネット名/月のフォルダ名を指定した「ツリー検索」と、 任意のキーワードで検索する「キーワード検索」があります。
検索結果の一覧表の項目見出しをクリックすると、昇順または降順で並び替えることができます。
登録済文書の、削除・移動・キーワード変更が行えます。
システムの利用者ごとに、利用できる機能制限を設定できます。
スキャナはScanSnap SV600以外に、各社複合機でも対応しています。
売買契約書、業務委託契約書、秘密保持契約、工事請負契約書、ライセンス契約書、システム開発委託契約書
保守契約書、保守契約書、代理店契約書、特約店契約書、覚書、合意書、誓約書など
ScanSnapは、株式会社ＰＦＵの登録商標です
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